logo

Bekijk alle vacatures

Projectsecretaris

Zwolle, Overijssel
Omschrijving
Wij zoeken een secretaris die een prestatie neerzet. Die eigenstandig verantwoordelijkheid neemt voor het organiseren en structureren van de werkzaamheden binnen de gegeven kaders. De projectsecretaris is belast met het ondersteunen en adviseren van de projectleider of programmamanager bij het uitvoeren van een project of programma. De projectsecretaris is verantwoordelijk voor de inrichting, uitvoering, bewaking, samenhang, documentatie en rapportage van projecten om zodoende de projectorganisatie te ondersteunen bij de uitvoering van projecten, portfolio's of programma’s. Denk hierbij aan ondersteunende taken op het gebied van planning & control, risk & issue management, resource management, scope & change management, kwaliteitsmanagement, benefits management, status reporting, project finance, logistiek en het signaleren van (potentiële) obstakels en vraagstukken. Als projectsecretaris tracht je het overzicht over het project/programma te bewaken en fungeer je als sparringpartner van de project- programmamanager. Daarnaast levert hij/zij daarvoor in het bijzonder een bijdrage aan het opzetten van de projectorganisatie en aan de inrichting van de projectwerkprocessen conform IPMA zoals toegepast binnen RVO.nl. Om projecten op een transparante manier ten uitvoer te brengen, maakt hij/zij gebruik van projectmanagementmethodieken en stelt deze op een begeleidende manier ter beschikking aan het projectteam en haar stakeholders. Daarnaast ondersteunt hij/zij de projectleider/programmamanager bij:
  • het onderhouden van de projectmanagementproducten (PID, projectregister, stuurgroepstukken, etc.)
  • het inplannen van overleggen, het inrichten en voeren van een portfolio-, programma- en projectadministratie
  • het beheren van de integrale projectplanning in de daarvoor gebruikte planningssoftware
  • het opstellen en bijhouden van financiële rapportages en budgetbewaking
  • het registreren en opstellen van actielijsten, issue logs, RfCs (requests for changes), risicoanalyses, besluiten en overige wijzigingen
  • het bewaken van kwaliteitsaspecten en zorgdragen voor de projectuitvoering volgens standaarden en procedures
  • het onderhouden van capaciteit- en resourceplanning en afhandelen van inhuur van externe medewerkers (flexibele schil)
  • het opstellen van periodieke management- en voortgangsrapportages (planning en financiën)
  • het signaleren van project issues (onder andere: planning, financiën, kwaliteit en resources) en het doen van voorstellen voor oplossingen
Functiecriteria
  • Minimaal HBO of Academisch werk-en denkniveau
  • Minimaal 3 jaar werkervaring bij grote organisaties/projecten
  • Ervaring als een projectsecretaris / PMO’er of ervaring als projectleider
  • Ervaring gewenst met gevestigde project- en programmamanagement methodieken
  • Ervaring gewenst met Microsoft Project.
  • Affiniteit gewenst met ICT en risicomanagement.
  • Certificering IT Management Foundation
  • Certificering ITIL Foundation
  • Certificering Applicatiemanagement Foundation
  • Certificering Agile Scrum Foundation
Functiewensen
  • Weet van aanpakken
  • Plannen en organiseren
  • Organisatiesensitiviteit
  • Voortgangscontrole
  • Gevoel voor humor
Voor reactie en/of vragen over deze opdracht, neem contact op met:
Lee-Yee Cheung | lee.yee.cheung@sltn.nl | 06-49388378

Deel deze vacature

Powered by