Functioneel Beheerder

For this assignment, we are looking for candidates who have excellent communication skills in Dutch (spoken and written)

Omschrijving

Binnen de directie IV, afdeling Bouwen, Testen & Functioneel Beheer, zoeken we voor het team Octrooicentrum Nederland (OCNL) een (Senior) functioneel beheerder die verantwoordelijkheid neemt voor het organiseren en structureren van de werkzaamheden binnen de gegeven kaders en die goed kan werken in teamverband. 

Wij zijn, vaak zonder het te beseffen, omgeven door beschermde uitvindingen die ons dagelijks leven verrijken. Neem de smartphone: een simpele telefoon groeide uit tot een multifunctionele minicomputer dankzij innovaties die met octrooien zijn beschermd. Achter deze bescherming staat Octrooicentrum Nederland (OCNL), waar kennis, innovatie en recht samenkomen. 

 

Krijg jij energie van een functie waar je moet schakelen tussen verschillende partijen, processen verbetert en efficiënt maakt? Waar je ook zelfstandig werkt en zoekt naar oplossingen? Als functioneel beheerder sla je bruggen tussen inhoud, processen en systemen. Je schakelt graag en doelgericht tussen de verschillende uitdagende vraagstukken en activiteiten en bijt je vast in complexe onderwerpen. Je werkt samen met een klein team van adviseurs. Dat betekent dat je zowel operationele als coördinerende taken op je neemt. 

 

Maar er is natuurlijk meer. Je bent medeverantwoordelijk voor een efficiënte inrichting van de processen. Je werkt proactief (samen) aan verbeteringen en bent in staat om zelfstandig opdrachten op te pakken, aan te sturen en succesvol af te ronden. Daarbij onderhoud je goede contacten met onze samenwerkingspartners zoals het Europees Octrooibureau, de leverancier van ons softwaresysteem (BPP) en onze interne stafafdelingen. Tevens vind je het belangrijk om je collega's mee te nemen in (complexe) vernieuwingen en wat dit voor hun werkwijze betekent. Het is een werkomgeving waar veel verandert; de octrooiwereld is niet een ‘vast geroest’ proces. Er komt binnenkort een nieuwe Rijksoctrooiwet en een Unitair Octrooi voor Europa.

 

Je kan goed het overzicht houden, proactief plannen en organiseren, prioriteiten stellen en in de dynamiek schakelen. Een stevige en stressbestendige persoonlijkheid met uitstekende communicatievaardigheden en die over de nodige organisatiesensitiviteit en tact beschikt. 

 

De werkzaamheden omvatten:

Vertalen van gebruikerswensen naar requests for changes (wijzingingsverzoeken) analyseren gebruikerswensen en vertalen in wijzigingsverzoeken om de systemen aan te laten passen door de leverancier. Wijzigingsverzoeken worden vastgelegd en opgevolgd in Jira. 
Waarborgen van de functionele continuïteit van het octrooimanagementsysteem, inclusief autorisatiebeheer en incidentafhandeling.
Uitvoeren van release- en changemanagement en testplannen (FAT/GAT/UAT), waaronder ook het opstellen van testscenario's, uitvoeren van (smoke) testen en uitwerken van testverslagen.
Onderhouden van structureel overleg met OCNL, DICTU en leverancier ED (o.a. MSDR, PPR, projectboard).
Analyseren en oplossen van systeemincidenten, met voortgangsbewaking via Topdesk.
Ondersteunen van cybersecurity- en compliance-activiteiten, zoals audits, pentesten en beveiligingsmaatregelen.
Onderzoeken van de overgang naar e-PCT (XML) en voorbereiden van MT-besluiten hierover.
Actualiseren van documentatie, zoals instructiehandleidingen, testrapporten en het functioneel beheerhandboek.
Reviewen van documenten in europese aanbestedingsprocedures.

Achtergrond Opdracht:
De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO.nl) voert opdrachten uit voor diverse opdrachtgevers en is verantwoordelijk voor het beheer en door ontwikkelen van deze omgevingen Dit is een continu proces. 

Er is veel afstemming nodig met de lijnafdelingen, met de technisch applicatiebeheerders en met onze externe ontwikkelaar van het pakket.

Eisen:

• Kandidaat heeft minimaal een aantoonbare afgeronde HBO of WO opleiding
• Kandidaat heeft minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als functioneel beheerder en/of applicatiecoördinator in een grote (minimaal 2500 medewerkers) overheids- of dienstverlenende organisatie waarin men optreedt als intermediair tussen ICT-leveranciers en gebruikers

Wensen:

• Aantoonbare ervaring met Agile Scrum
• Aantoonbare kennis van en ervaring met werken volgens BiSL
• Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met incidentenbeheer, analysemethoden en beheertools (onder andere Topdesk en Jira)
• Aantoonbare ervaring met XML en SQL
• Aantoonbare ervaring met het ondersteunen van cybersecurity- en compliance-activiteiten

Competenties:

• Analytisch vermogen; snel verbanden leggen, problemen doorgronden en onderbouwde keuzes maken
• Communicatieve vaardigheden; complexe materie helder overbrengen aan diverse doelgroepen en proactief de materie eigen maken
• Stakeholdermanagement; effectief omgaan met belangen en prioriteiten van verschillende partijen
• Besluitvaardigheid/pragmatisch; snel en gefundeerd besluiten nemen, ook bij onvolledige informatie