Projectmanagement ondersteuner

For this assignment, we are looking for candidates who have excellent communication skills in Dutch (spoken and written)

Omschrijving

In het kader van het traject VIP; Vervanging Infra Posten, wil
SSC-ICT de Project Management Ondersteunerrol (PMO)
invullen. Het project behelst het vervangen van de
ICT-infrastructuur op de 160 buitenlandse posten van BZ.
Daartoe loopt een programma dat zorgt voor logistiek,
techniek en organisatie. Van belang is dat de posten maximaal
worden ontzorgd en dat communicatie volstrekt duidelijk is en
dat er o.a. efficiënt gereisd wordt naar en tussen posten.
Daarnaast dient de informatievoorziening naar de collega’s die
afreizen helder en compleet te zijn. Er ligt in de
werkzaamheden een accent op het volgens planning tijdig en
efficiënt de beste reizen te bepalen en te boeken voor het team
dat op de post de werkzaamheden gaat uitvoeren.
 

Taken/verantwoordelijkheden:
-Onderhouden van communicatieplan/matrix. Voorbeeld:
duidelijke afstemming wat er wanneer op welke manier
gecommuniceerd moet worden. Interne communicatie
SSC-ICT.
-Communicatie met interne stakeholders, externe
communicatie; to-the point en tijdig.
-Technische kennis is tot op beperkte/zekere hoogte gewenst,
zwaartepunt ligt op communicatie over en uitvoering van het
boeken van reizen conform planning. Daarover is nauw
contact met de planner en met posten coördinatie BZ.
-Het verzorgen van stuurgroep stukken; agenda, verslagen,
rapportages etc.
Ervaring met technische overleggen. Diepgaande ICT-kennis is
niet nodig, maar het stellen van de juiste vragen op het juiste
moment wel.
-Het organiseren van de projectdocumentatie t.b.v. de
projectadministratie en verantwoording, mede t.b.v. interne- en
externe Audit.
- Opstellen van voortgangsrapportages, financiële
rapportages (inhoud is beschikbaar in de systemen; wel het
verwoorden in een rapport van deze gegevens), maar ook een
dashboard voor stakeholders/stuurgroep. Relevante ervaring
vereist.
-Beheren en bijhouden van projectgegevens in gebruikte
tooling zoals FCC, TopDesk, TravelPoint, Sharepoint, Teams,
Confluence
-Boeken van reizen + aanvragen van visa (en overzicht houden
van aanvragen)
Heel belangrijk dat iemand hier veel ervaring mee heeft en
zelfstandig kan beoordelen of iets wel of niet wenselijk is qua
geld, tijd, etc. Bij dit project moet met meer rekening worden
gehouden dan bijvoorbeeld het budget en acceptabele
vluchttijden.
Denk aan:
De combinatiereizen, waarbij 2 posten na elkaar worden
bezocht maar niet elk lid van een team hetzelfde reisschema
heeft (iemand wordt extra ingevlogen voor bepaalde expertise
of grootte van de post)
Een rustdag na een lange reis
Het afgeven van de “sleutels” op de post, direct na aankomst.
Dus waar mogelijk aankomst op een normaal tijdstip, niet laat
in de avond of ‘s nachts.
De planning van de werkzaamheden op de post
(voorbereiding, migratie op de afgesproken dag, voldoende
tijd voor nazorg, etc.).

Eisen:

• Ervaring met ICT projectmanagement Prince2 foundation en PMP
• Ervaring met grote projecten (> 6 maanden) 

Wensen:

• Ervaring binnen complexe organisaties en/of binnen de Rijksoverheid
• Ervaring met ICT (infrastructuur) projecten
• Kandidaat begrijpt de opdracht en past binnen de organisatie

 

Compenties:

• Zelfstandig
• Nauwkeurig
• Daadkrachtig
• Organisatorisch sterk
• Overzicht bewaren
• Stressbestendig
• Communicatief sterk
• Administratief sterk
• Affiniteit met reizen (vluchten, reizen boeken etc.)

Voor reactie en/of vragen over deze opdracht, neem contact op met:
Mohammed Eharruyen | mohammed.eharruyen@sltn.nl | 06-54781644