Solliciteer naar Afdelingsondersteuner

For this assignment, we are looking for candidates who have excellent communication skills in Dutch (spoken and written)

Omschrijving
 

Werkzaamheden afdelingsondersteuner: 

• Agendabeheer afdelingshoofd  (8 uur per week) 

• Planning, voorbereiden en notuleren  overleg (6 uur per week) 

• Organiseren en voorbereiden van (thema)bijeenkomsten en afdelingsactiviteiten (4 uur per week) 

• Verzamelen en opstellen van wekelijkse afdelingscommunicatie (4 uur per week) 

• Ondersteunen in opstellen van jaarplan(nen) en monitoren van de uitvoering hiervan (2 uur per week) 

• Ondersteuning/vervanging directiesecretaris in het voorbereiden en ondersteunen van het Managementteam  (4 uur per week) 

• Afstemmen en samenwerken met andere afdelingsondersteuners bij Directiebrede aangelegenheden (2 uur per week)

De organisatie bestaat uit meerdere afdelingen, waarvan één afdeling verantwoordelijk is voor de uitvoering en ondersteuning van informatievoorzieningsprojecten en -programma’s. Deze afdeling bestaat uit een afdelingshoofd, vier programmamanagers, een coördinator PMO-Office, een coördinator communicatie en een testmanager. Het afdelingshoofd maakt deel uit van het managementteam van de organisatie. Onder de coördinatoren werken ongeveer 120 interne en externe projectmedewerkers, waaronder projectleiders, testers en PMO-medewerkers. De rol van de afdelingsondersteuner is die van spin in het web binnen de afdeling, waarbij diverse operationele en ondersteunende werkzaamheden worden uitgevoerd.

Functiecriteria

• De aangeboden kandidaat heeft minimaal een afgeronde MBO-opleiding (bij voorkeur in de richting van ICT en/of projectmanagement en/of bedrijfsvoering)
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal drie (3) jaar aantoonbare werkervaring in het ondersteunen van projecten of afdelingen (aantal jaar: 3)
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal twee (2) jaar administratieve aantoonbare werkervaring in het verwerken van documenten en het coordineren van documentenstromen (aantal jaar: 2)
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal twee (2) jaar aantoonbare werkervaring in het opstellen van jaarplannen en notuleren van overleggen (aantal jaar: 2)

Functiewensen

• Presentaties (powerpoint) maken
• Bijeenkomsten organiseren en faciliteren
• Agenda-afspraken maken (outlook/webex ervaring)
• Ervaring in Jira (projectmanagementtool)
• Kennis van samenwerkingsruimtes, Confluence, Zenya etc.
• Ervaring binnen een (semi-)overheidsorganisatie heeft de voorkeur.
• Onze ideale kandidaat is voor 24-32 uur per week beschikbaar op meerdere werkdagen.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijk communicatieve vaardigheden
• Stressbestending: kunnen omgaan met werkdruk
• Flexibel: kunnen omgaan met snel veranderende omgeving
• Organiseren: prioriteren en structuur aanbrengen
• Nauwkeurig: kritisch en alert op details