Projectsecretaris

For this assignment, we are looking for candidates who have excellent communication skills in Dutch (spoken and written)

Omschrijving

Vanwege maatschappelijk toegenomen cyberbedreigingen, is binnen DJI steeds meer behoefte de cyberweerbaarheid verder te verhogen, ook op het gebied van Operationele Techniek. Om de hiermee gepaard gaande extra werkzaamheden het hoofd te kunnen bieden, is daarom op korte termijn behoefte aan 1 senior Programmasecretaris. Het programma heeft als opdracht de informatiebeveilliging op de operationele techniek in de vestigingen van DJI te verbeteren. Er wordt in dit programma nauw samengewerkt met het Rijksvastgoedbedrijf evenals het CISO-CPO-Office van DJI. Dit is belegd binnen het CIO-Office van de Directie Informatievoorziening evenals het programma IB-OT.

DJI is op zoek naar een ervaren Project/programma secretaris voor het Programma Informatiebeveiliging Operationele techniek (IB-OT). Je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding en aanlevering van bestuurlijke documenten. Je ondersteunt strategische en bestuurlijke overleggen van de programmamanager met de dienstleiding, de ambtelijke lijn op het departement en je bent verantwoordelijk voor de op te leveren documentatie binnen het programmateam. Je bewaakt daarbij de planning en kwaliteit van (bestuurlijke) besluitvorming. Daarnaast help je bij het organiseren van themasessies en informatiebijeenkomsten voor het veld of overige stakeholders. Je stelt voortgangsrapportages en besluitvormende stukken op, houdt het overzicht over het totale programma. Daarbij ondersteun je de programmamanager bij het bewaken van samenhang, prioritering en mijlpalen. Samen met het programmateam werk je aan analyses, ontwikkeling en monitoring en evt. communicatie over het programma. Je levert een bijdrage aan de programmadocumentatie, actualiseert de planning, organiseert risicoanalyses en actualiseert deze. Je fungeert als de rechterhand van de programmamanager en vervangt deze indien nodig. Je bent de spin en het web.

Functiecriteria

• Kandidaat beschikt minimaal over een HBO-dimploma.
• Kandidaat beschikt over een Basis Projectmanagement certificering/diploma.
• Kandidaat beschikt over een Prince2 certificaat
• Kandidaat beschikt over minimaal vijf (5) jaar aantoonbare werkervaring als Senior Project Secretaris
• Kandidaat beschikt over minimaal drie (3) jaar aantoonbare werkervaring bij een (semi) overheid

Functiewensen

• Resultaatgericht
• Hands-on mentaliteit
• Stressbestendig
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden
• Organisatiesensitief
• Ervaring met bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsprocessen
• Opstellen van heldere bestuurlijke voortgangsrapportages en planningen
• Ervaring in het werken met Digijust is een pré