Als secretaris bij eHerkenning heb je een belangrijke, centrale rol in het Afsprakenstelsel. Dankzij jouw kennis van het Stelsel én je warme contacten met alle stakeholders verloopt de governance soepel. Je werkt dagelijks samen met externe leveranciers, de teamcoördinator, projectleiders, voorzitters van overleggen en andere teamleden.

Je bereidt het Tactisch en Strategisch beraad voor, in overleg met de externe en onafhankelijke voorzitters, en zorgt dat de bijeenkomsten efficiënt verlopen. Dat is veel meer dan een administratieve taak: jij weet wat er speelt, welke onderwerpen besproken moeten worden en hoe je die bespreking optimaal voorbereidt.

Om je werk goed te kunnen doen, heb je regelmatig contact met leveranciers en publieke en private dienstverleners die betrokken zijn bij het Stelsel. Daarnaast onderhoud je hechte samenwerking met al je collega’s binnen eHerkenning. In het team zitten uiteenlopende vakspecialisten met wie je afstemt, werkgroepen voorbereidt, aan korte projecten werkt en gezamenlijk verantwoordelijk bent voor het beheer van het Stelsel. Het team plant het werk gezamenlijk in een roadmap die de reguliere taken en projecten in de tijd uitzet.

Als secretaris bij eHerkenning is geen dag hetzelfde. Door je brede verantwoordelijkheden ben je de ene dag werkgroepen aan het voorbereiden en de andere dag bezig met het schrijven van een Jaarplan of het uitwerken van jouw Agile-stories. Een volgende dag kan compleet anders lopen omdat er opeens een brandje geblust moet worden. Misschien heb je een externe afspraak om bij te praten met een stakeholder, en onderweg bel je nog even met collega’s ter voorbereiding op de aankomende teamdag. De dag eindigt bijvoorbeeld met een borrel, waar je de directie bijpraat over de belangrijkste onderwerpen die binnen de organisatie spelen.

Bij alles wat je doet en hoort, bepaal jij of het relevant en urgent is voor het Stelsel, én zorg je dat de juiste verbindingen gelegd worden tussen alle belanghebbenden. Dit alles doe je in een dynamische omgeving die veel aandacht krijgt van politiek en media. Je volgt daarom actief de actuele ontwikkelingen. Jouw oplettendheid, toegankelijkheid en mensenkennis zijn hierin cruciaal.
 

• Je verzorgt de voorbereiding voor de inbreng van de organisatie in het Tactisch en Strategisch Beraad. Dit doe je samen met de voorzitters van deze overleggen. Je komt met voorstellen voor agendaonderwerpen die aansluiten bij het jaarplan van eHerkenning.
• Je organiseert en faciliteert de overleggen die binnen het Stelsel zijn afgesproken.
• Je bent verantwoordelijk voor de verslaglegging, het beheren van de agenda’s en het verwerken van de stukkenstroom en documentatie.
• Je ontwikkelt en borgt processen en formats voor besluitvorming, zodat consistentie en transparantie gewaarborgd zijn.
• Je bewaakt de kwaliteit en voortgang van genomen besluiten en zorgt ervoor dat actiepunten worden uitgevoerd.
• Je signaleert risico’s en knelpunten in besluitvorming en uitvoering, adviseert over interventies en zorgt voor tijdige escalatie naar het juiste niveau.
• Je haalt signalen op uit het Stelsel en informeert en adviseert de voorzitter en de interne organisatie over mogelijke vervolgstappen of interventies.
• Je volgt interne en externe ontwikkelingen en vertaalt deze naar acties en adviezen.
• Je onderhoudt actief relaties met interne en externe stakeholders en zorgt voor heldere communicatie over besluiten en voortgang.
• Je creëert draagvlak bij stakeholders voor onder meer adviezen, notities en besluiten.
• Je zorgt voor een eenduidige werkwijze namens de secretarissen van het beheerteam en werkt samen aan verbinding met de overige stelsels, waarbij je de aansluiting met de bredere organisatie bewaakt.
• Je brengt kennis uit het Stelsel eHerkenning over naar de nieuw te vormen serviceorganisatie.
• Je stelt Jaar- en Meerjarenplannen op en zorgt voor regelmatige evaluatie van de voortgang.
• Je stelt periodieke rapportages op over de voortgang.
• Je zorgt dat je gedegen kennis hebt van de afspraken die vastliggen in het Stelsel, zodat je proactief de uitvoering hiervan kunt monitoren en acties kunt initiëren.
• Je fungeert als vraagbaak voor het team en weet op enthousiasmerende wijze collega’s te motiveren om deel te nemen aan acties, waarbij je deadlines en kwaliteit bewaakt.
• Je springt waar nodig in om projecten en werkgroepen te leiden of te ondersteunen, door structuur aan te brengen, te informeren bij urgente zaken en te adviseren over processen en afstemming binnen beraden.

• HBO opleiding of vergelijkbare ervaring, denk- en werkniveau
• 3 jaar Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als (directie)secretaris, projectleider of in een vergelijkbare rol
• 2 jaar Je hebt relevante ervaring bij de Rijksoverheid in een vergelijkbare functie
• 1 jaar Je hebt relevante ervaring met het werken in publiek/private samenwerkingen en in stelsels

• 1. Bestuurssentiviteit
• 2. Overtuigingskracht
• 3. Samenwerken
• 4. Netwerken
• 5. Plannen en organiseren
• 6. Motiveren
• 7. Creativiteit
• Voor deze functie vragen wij iemand met gedegen kennis van stelselafspraken en governance, bij voorkeur binnen het domein van digitale toegang en identificatie. Je hebt inzicht in bestuurlijke besluitvormingsprocessen en begrijpt hoe tactische en strategische gremia functioneren. Daarnaast beschik je bij voorkeur over kennis van project- en programmamanagement, inclusief planning, voortgangsbewaking en risicomanagement
• Ervaring met documentmanagementsystemen, vergadertools en rapportage-instrumenten is essentieel, evenals het kunnen opstellen van voortgangsrapportages. Bij voorkeur ervaring in een secretariële of coördinerende rol op hoog niveau, waarbij je tactische en strategische overleggen hebt voorbereid en begeleid.
• Je bent gewend om actief relaties te onderhouden met interne en externe stakeholders en weet draagvlak te creëren voor adviezen en besluiten. Je hebt ervaring met het signaleren van risico’s en knelpunten en kunt deze vertalen naar concrete adviezen en acties.
• Daarnaast heb je ervaring met het ontwikkelen en borgen van uniforme werkwijzen en het leiden of ondersteunen van projecten en werkgroepen.
• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden en bent in staat om heldere notities, adviezen en rapportages te schrijven. Analytisch vermogen, organisatiesensitiviteit, overtuigingskracht en stressbestendigheid zijn competenties die jou kenmerken.
• Je bent proactief, samenwerkingsgericht en weet structuur aan te brengen in complexe processen